Procedimentos e
Controle Temporal

Para que todo o trabalho com a organização documental, seja ele físico e/ou digital, seja mantido e continuado nós criaremos procedimentos operacionais padrão (POP) e tabela de temporalidade da massa documental.

Mas em que consiste o POP?

O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento organizacional que traduz o planejamento do trabalho a ser executado. É uma descrição detalhada de todas as medidas necessárias para a realização de uma tarefa.

Assim nós criaremos os procedimentos padrões para gestão do documental físico e digital da empresa, levando em consideração pontos como nomenclatura do documento, tramite interno de cada setor, tipo documental e o processo ao qual ele faz parte.

E o que é Tabela de Temporalidade?

É um instrumento arquivístico, que tem por objetivo definir prazos de guarda e destinação de documentos. 

Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final - eliminação ou guarda permanente - além dos campos para observações necessárias à sua compreensão e aplicação e da informação da base legal utilizada na definição dos prazos de guarda.

 

Objetivos:

  • Reduzir, ao essencial, a massa documental dos arquivos;

  • Aumentar o índice de recuperação da informação;

  • Liberar espaço físico/digital;

  • Aproveitar melhor o pessoal de arquivo e os recursos materiais;

  • Eliminação imediata da documentação cuja guarda não se justifique.

Assim o cliente tem todos os mecanismos para gerir a sua documentação.

SERVIÇOS

Organização do físico documental

Faremos todo o tratamento físico da sua documentação, desde a higienização até a triagem.

Digitalização e Indexação Digital

Digitalizaremos todo o seu conteúdo físico, reuniremos com o conteúdo já digital e indexaremos tudo em sistema.

Sistema ECM/GED

Trabalhamos com a melhor solução do mercado quando o assunto é gestão de documentos.

Procedimentos e Controle Temporal

Criamos todo o procedimento e controle operacional para a tramitação e tempo de vida dos documentos físicos e digitais.